Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable y del encargado del tratamiento

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales de quienes interactúan con la plataforma Club Xperience (en adelante, la "Plataforma").

Para efectos de esta Política, es importante distinguir dos roles definidos por la Ley 1581 de 2012:

• El responsable de Club Xperience, que actúa como Encargado del Tratamiento: presta el servicio tecnológico de la Plataforma y procesa los datos personales por cuenta y bajo las instrucciones del club deportivo que la contrata, sin decidir de forma autónoma sobre las finalidades del tratamiento.
• Cada club deportivo que se suscribe a la Plataforma (por ejemplo, el club afiliado) actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus propios deportistas, entrenadores, padres de familia y demás personas que registra en el sistema, pues es quien decide qué información recolectar, con qué propósito y quiénes dentro del club tienen acceso a ella.

1. Datos de contacto del responsable de Club Xperience como encargado del Tratamiento:
2. Nombre: Laura Teresa Muñoz Caicedo
3. Tipo de identificación: Cédula de Ciudadanía No. 1144197611
4. Tipo de responsable: Persona natural
5. Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia
6. Correo electrónico para protección de datos: tealxperience@gmail.com
7. Teléfono / WhatsApp: +57 314 3206220
8. Sitio web: esparta.tealxperience.com

2. Marco normativo aplicable

Esta Política se adopta en cumplimiento de la normativa colombiana sobre protección de datos personales, en especial:

• La Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al habeas data).
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
• El Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• El Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006), en lo relativo a la protección de los derechos de los menores de edad.
• Las circulares y conceptos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

3. Definiciones

Para efectos de esta Política se entenderá por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular (o de su representante legal, cuando se trate de un menor de edad) para el tratamiento de sus datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: datos que afectan la intimidad del titular, tales como los relativos a la salud, la condición física, lesiones deportivas y datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Club Xperience, quien procesa los datos personales por cuenta del club responsable.
• Responsable del Tratamiento: el club deportivo suscrito a la Plataforma, quien decide sobre la finalidad y el uso de los datos que administra en ella.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (deportista, entrenador, administrador o padre/madre de familia).

4. Datos personales que se recolectan

A través de la Plataforma se podrán recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Datos demográficos para los deportistas: Información demográfica (nombre completo, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, género, lugar de residencia), información de contacto (correo electrónico, teléfono), información de emergencia (tipo de sangre, EPS o proveedor médico, notas médicas a tener en cuenta), información del tutor o representante legal (tipo y número de documento, teléfono, correo electrónico, ocupación, empresa), información de contacto de contactos de emergencia (nombre, teléfono, correo electrónico, parentesco).
• Otros datos de deportistas: categoría, entrenamientos, asistencia, desempeño deportivo y demás información asociada a su participación en el club.
• Datos de entrenadores y usuarios administradores: información demográfica (nombre completo, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, género, lugar de residencia), información de contacto (correo electrónico, teléfono), información de emergencia (tipo de sangre, EPS o proveedor médico), información de nómina dentro del club (Banco, número de cuenta y salario), rol dentro del club y credenciales de acceso a la Plataforma.
• Datos financieros del club: información de ingresos, egresos, nómina, historial financiero que el club decide administrar dentro de la Plataforma.
• Datos de Categorías y Entrenos: Información acerca de las categorías del club (rango de edad, valor de la mensualidad, género, escenario de entreno, horario), fechas de entrenamientos, asistencias.
• Datos sensibles, cuando el club los registre: información de salud relevante para la práctica deportiva (por ejemplo, lesiones, condiciones médicas relevantes para el entrenamiento).

5. Datos de menores de edad

Club Xperience reconoce que, dada la naturaleza de los clubes deportivos que utilizan la Plataforma, es previsible y frecuente que se recolecten datos personales de niños, niñas y adolescentes (por ejemplo, deportistas menores de edad). Frente a estos casos, se aplican las siguientes reglas:

1. En el tratamiento de datos de menores de edad prevalece el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales.
2. Autorización previa y mecanismos de registro: Pre registro digital en la Plataforma o registro por el administrador: El tratamiento de datos personales de un menor de edad requiere la autorización previa, expresa e informada de su padre, madre o representante legal. Cuando el proceso se realiza directamente en la Plataforma en el formulario de pre registro, el sistema enviará un formulario de registro exclusivo al correo electrónico del acudiente. Este formulario contendrá un formulario particular de autorización y diligenciamiento de datos y un mecanismo de firma digital habilitado para tal fin. Únicamente cuando el acudiente diligencie y firme dicha autorización —la cual incluirá los datos del menor—, la información será almacenada en el sistema y se activará el perfil del deportista. Registro por carga masiva (Onboarding): En los casos en que los deportistas menores de edad sean registrados directamente por un superadministrador o su información sea cargada de forma masiva durante el proceso de vinculación (onboarding), el club deportivo —en su calidad de Responsable del Tratamiento— asume la responsabilidad exclusiva de solicitar, recolectar y custodiar previamente el documento físico o digital de autorización firmado por los padres o representantes legales, garantizando su disponibilidad ante cualquier requerimiento de los titulares o de la autoridad competente.
3. Cuando la edad y madurez del menor lo permitan, se procurará conocer su opinión frente al tratamiento de su información.
4. Los datos de menores de edad solo se utilizan para las finalidades propias de la gestión deportiva del club (control de entrenamientos, categorías, asistencia y comunicación con el club), y no se utilizan con fines publicitarios ni se comparten con terceros ajenos al club sin autorización expresa adicional.
5. El club deportivo, en su calidad de Responsable del Tratamiento, es quien recolecta y custodia la autorización firmada por el padre, madre o representante legal del menor, y es el responsable ante las autoridades y ante las familias del cumplimiento de este requisito, sin perjuicio de las obligaciones de seguridad que le corresponden a Club Xperience como Encargado del Tratamiento, descritas en la Sección 9 de esta Política.

6. Uso de imagen

El tratamiento de fotografías, videos o grabaciones que permitan identificar a un titular (en adelante, "imagen") se rige por reglas distintas y adicionales a las del tratamiento general de datos personales descrito en esta Política, dado que el derecho a la propia imagen es un derecho autónomo reconocido por la Constitución Política de Colombia.

En consecuencia, se entiende uso de imagen: El uso funcional, operativo de la imagen, promocional, comercial o de divulgación pública de la imagen.

La imagen del titular en ocasiones será necesaria para la prestación del servicio (por ejemplo, para su identificación dentro del club o generación de carné deportivo), o para uso promocional cuando la imagen del titular se destine a fines distintos a la prestación del servicio, tales como su publicación en redes sociales, sitios web, material publicitario, boletines o cualquier otro medio de divulgación público. Dicho uso requiere una autorización previa, expresa, libre e independiente del titular o, en el caso de menores de edad, de su padre, madre o representante legal.

Esta autorización debe otorgarse de manera separada de la autorización de tratamiento de datos personales, mediante un mecanismo de consentimiento específico para este fin. Club Xperience le provee al club un formulario que permite la aceptación de uso de imagen por parte del titular o el representante legal del menor, sin embargo no condiciona en este formulario la obligatoriedad de la aceptación del mismo para realizar el registro del deportista en la plataforma.

En ningún caso podrá condicionarse la vinculación, inscripción o permanencia del titular y en particular de un menor de edad al club o a la Plataforma, a que se otorgue esta autorización. El uso promocional o público de la imagen no es necesario para la prestación del servicio deportivo, y por lo tanto no puede exigirse como requisito obligatorio de ingreso o permanencia.

El titular, o el padre/madre/representante legal en el caso de menores de edad, podrá revocar la autorización en cualquier momento, mediante solicitud dirigida al club responsable o al correo electrónico del responsable de la protección de datos de Club Xperience indicado en la Sección 1, sin que dicha revocación afecte la vinculación del titular al club ni el acceso a la Plataforma. La revocación no tendrá efectos retroactivos sobre materiales publicados con anterioridad a la misma.

Cada club, en su calidad de Responsable del Tratamiento, es responsable de recolectar, custodiar y respetar esta autorización, así como de abstenerse de condicionar la participación de sus deportistas en especial de menores de edad, a su otorgamiento. Club Xperience, como Encargado del Tratamiento, no almacena, procesa ni tiene acceso a las imágenes de los titulares, y no interviene en las decisiones de cada club sobre su uso, divulgación o publicación fuera de la Plataforma.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales tratados a través de la Plataforma se utilizan exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Permitir el registro, configuración y administración del club dentro de la Plataforma.
• Gestionar la información de deportistas, entrenadores, entrenamientos y categorías.
• Administrar la información financiera que el club decide registrar (cuotas, pagos, facturación).
• Facilitar la comunicación entre el club y sus deportistas, entrenadores o familias, a través de los canales habilitados en la Plataforma.
• Brindar soporte técnico y atención a los usuarios de la Plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables a Club Xperience.

1. Club Xperience no vende, alquila ni comercializa los datos personales alojados en la Plataforma.
2. Los datos ingresados por cada club son de uso exclusivo de dicho club para su gestión deportiva interna, y Club Xperience únicamente accede a ellos en la medida necesaria para prestar, mantener y dar soporte técnico al servicio contratado.

8. Responsabilidad sobre los datos y rol de Club Xperience

Club Xperience pone a disposición de cada club una herramienta tecnológica para la gestión de su información deportiva y financiera. En ese sentido:

• El club que utiliza la Plataforma es responsable de la veracidad, exactitud y legalidad de los datos que decide ingresar, así como de contar con las autorizaciones correspondientes de sus deportistas, entrenadores y, en particular, de los padres o representantes legales de los menores de edad que registre.
• Club Xperience se compromete a implementar todas las medidas técnicas y organizativas que estén razonablemente a su alcance para proteger la información alojada en la Plataforma contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida, conforme se describe en la Sección 9 de esta Política.
• Ningún sistema tecnológico es completamente infalible; Club Xperience no garantiza una seguridad absoluta, pero sí se compromete a actuar con la diligencia y el estándar técnico razonable exigible a una plataforma de este tipo, y a notificar oportunamente al club responsable ante cualquier incidente que pueda afectar la información de sus titulares.

9. Autorización del titular

La autorización para el tratamiento de datos personales se obtiene, según corresponda, a través de:

• Casillas de verificación (checkbox) en el formulario de pre registro de la Plataforma, para usuarios adultos (administradores, entrenadores y deportistas mayores de edad).
• Formulario de registro de menores y Documento de Autorización de Tratamiento de Datos de Menores de Edad, firmado por el padre, madre o representante legal, para el registro de deportistas menores de edad. Este documento debe ser recolectado y conservado por el club antes de subir la información del menor a la Plataforma.

1. En ambos casos, se conserva evidencia de la autorización otorgada (registro electrónico del checkbox con fecha y hora, o copia física o digital del documento firmado, según corresponda).
2. El titular, o el padre/madre/representante legal en el caso de menores de edad, podrá revocar la autorización en cualquier momento, mediante solicitud dirigida al club responsable o al correo electrónico del responsable de la protección de datos de Club Xperience indicado en la Sección 1.

10. Seguridad de la información

Club Xperience adopta medidas razonables de seguridad de carácter técnico, administrativo y organizativo para proteger los datos personales alojados en la Plataforma, entre ellas:

• Cifrado de las comunicaciones mediante protocolo HTTPS.
• Control de accesos mediante credenciales individuales de autenticación por usuario y por rol.
• Copias de seguridad periódicas de la información.
• Limitación del acceso a la información al personal autorizado de Club Xperience.
• Acuerdos de confidencialidad con su personal y con los proveedores tecnológicos que apoyan la operación de la Plataforma.

1. En caso de presentarse un incidente de seguridad que comprometa datos personales, Club Xperience notificará al club responsable afectado y, cuando corresponda conforme a la ley, a la Superintendencia de Industria y Comercio, adoptando las medidas de contención y corrección pertinentes.

11. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular (o su representante legal, en el caso de menores de edad) tiene derecho a:

• Estas solicitudes podrán dirigirse en primer lugar al club responsable, y de forma complementaria al correo electrónico del responsable de la protección de datos de Club Xperience indicado en la Sección 1.

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

12. Encargados y proveedores tecnológicos

Club Xperience podrá apoyarse en proveedores tecnológicos (hosting, almacenamiento en la nube, mensajería) para la operación de la Plataforma. En estos casos, Club Xperience procurará suscribir los acuerdos correspondientes que garanticen la confidencialidad y seguridad de la información, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

13. Vigencia y modificaciones

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente hasta tanto sea modificada. Cualquier cambio sustancial será informado a los clubes y titulares con antelación razonable, a través del sitio web o de los canales de contacto registrados.